En resumen
- Un PDF por cada cobro, con número propio, los datos de tu club y del cliente, y los campos fiscales de tu país.
- Sirve donde no hay factura electrónica obligatoria (Honduras, Nicaragua, Estados Unidos) o mientras conectas un facturador.
- No es una factura electrónica: no pasa por la autoridad tributaria.
- Se activa en Configuración → Facturación electrónica, sin credenciales, y está incluido en tu plan.
Qué es
El recibo de Controla es el comprobante que Controla.Club genera por cada cobro de tu club cuando no usas un facturador electrónico. Lleva un número propio, la fecha, los datos de tu club como emisor, los del cliente, el detalle de lo cobrado y el total, y se guarda junto al cobro.
Lo genera Controla en el momento, sin conectarse a nadie: no necesita usuario, contraseña ni llaves de un proveedor, y el documento queda aceptado al instante.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando necesites entregar un comprobante formal y no tengas, o todavía no tengas, un facturador electrónico:
- Tu país no exige factura electrónica para tu club, como Honduras (con CAI), Nicaragua o Estados Unidos.
- Tu país la exige, pero aún no conectas tu facturador (Alegra, Siigo, Nubefact, Facturapi…): mientras tanto cada familia recibe su recibo.
- Tu club no está obligado a facturar y quieres que cada pago tenga un soporte numerado.
Si tu club está obligado a emitir factura electrónica, el recibo no la reemplaza: conecta tu facturador en la misma pantalla.
Numeración
Cada recibo lleva un prefijo y un código de 12 caracteres en tres grupos, por ejemplo:
RC-1A2B-3C4D-5E6F
El código sale del identificador único del cobro: nunca se repite, y si el envío se reintenta el recibo conserva el mismo número. No es un consecutivo (1, 2, 3…): cada recibo se identifica por su código.
- El prefijo es RC para los recibos y NC para las notas crédito. Puedes cambiar el de los recibos al activarlo (campo «Prefijo del recibo»).
- Una nota crédito anula o corrige un recibo: lleva su propio número y dice qué documento afecta.
- En modo prueba el PDF dice «DOCUMENTO DE PRUEBA - SIN VALOR».
Datos fiscales que imprime
En todos los países el recibo muestra:
- La razón social y el número de identificación tributaria de tu club, con el dígito de verificación cuando tu país lo usa (NIT de Colombia, por ejemplo).
- La dirección y la ciudad del club.
- El nombre y el documento del cliente (el deportista o quien paga, según tu configuración).
- Cada concepto cobrado con su valor y la moneda, y el total.
- El subtotal y el impuesto (código y tarifa) cuando el cobro lleva impuesto.
Honduras
- El CAI que te asignó el SAR.
- El rango autorizado (desde y hasta).
- La fecha límite de emisión.
Si escribes un rango autorizado, el CAI es obligatorio: Controla no guarda la conexión sin él.
Estos datos salen de «Datos del emisor» en la misma sección: complétalos antes de emitir. Si falta alguno, la pantalla te lo muestra en el aviso «Faltan datos para facturar».
Recibo y factura electrónica
La factura electrónica la valida la autoridad tributaria de tu país (DIAN, SUNAT, SAT, SRI…) a través de un facturador. El recibo de Controla no pasa por ninguna autoridad: es un comprobante del pago, no una factura electrónica.
Tu club tiene un solo emisor activo a la vez: el recibo de Controla o un facturador. Para pasar a factura electrónica, desconecta el recibo y conecta tu facturador; desde ese momento los cobros nuevos salen como factura y los recibos ya emitidos se conservan.
Si tu pasarela de pagos también puede facturar (Recurrente, por ejemplo), Controla te avisa para que dejes activa solo una y no se emita doble documento.
Cómo activarlo
- Entra a Configuración → Facturación electrónica.
- En la tarjeta «Recibo de Controla» toca «Conectar». No pide credenciales.
- Si quieres, cambia el prefijo. En Honduras escribe el CAI, el rango autorizado y la fecha límite de emisión.
- Completa los datos de tu club en «Datos del emisor» (razón social, número fiscal, dirección).
- Elige cuándo se emite: al cobrar, solo cuando lo pidan o consolidado una vez al mes.
El PDF
Cada recibo es un PDF de una página que se genera en el momento y se guarda de forma privada junto al cobro.
Tu club lo descarga desde el cobro o desde la sección de facturación. Si activaste el envío, la familia lo recibe por correo (adjunto) o por WhatsApp (un enlace al PDF que vence a los 7 días).
Las notas crédito también salen en PDF.
Preguntas frecuentes
¿Cuesta algo?
No. El recibo de Controla está incluido en tu plan.
¿Sirve como factura electrónica ante la DIAN, la SUNAT o el SAT?
No. Es un comprobante del pago. Si tu club está obligado a facturar electrónicamente, conecta un facturador en la misma sección.
¿Puedo tener el recibo y un facturador a la vez?
No: se usa uno a la vez. Al conectar un facturador, desconecta antes el recibo.
¿Qué pasa con los recibos ya emitidos si cambio a factura electrónica?
Se conservan con su PDF. Los cobros nuevos salen con el facturador que conectes.
¿Por qué el número no es consecutivo?
Porque sale del identificador único del cobro: así nunca se repite ni se salta, aunque se reintente el envío.
¿Cómo anulo un recibo?
Emite una nota crédito desde el documento: queda numerada con NC y dice qué recibo afecta.
Actívalo en tu club
Configuración → Facturación electrónica → Recibo de Controla → Conectar.